Alle Beschäftigten der RUB arbeiten im Kontext der öffentlichen Verwaltung. So sind alle auf dem Campus entstehenden Informationen, Dokumente (digital wie analog – ja, auch E-Mails) und Akten faktisch Eigentum der RUB. Der Umgang mit ihnen unterliegt gesetzlichen Vorschriften und Regeln, insbesondere was deren Aufbewahrung, anschließende Archivierung durch das Universitätsarchiv bzw. Löschen angeht.
Was ist (befristet) aufzubewahren und was darf gelöscht werden?
Grundlegend ist hierbei die Frage, was aufzubewahren ist und was letztlich gelöscht werden darf. Diese Entscheidung wird entlang des Begriffs der „Aktenwürdigkeit“ getroffen. Was womöglich antiquiert und nach ineffizienter Bürokratie klingt, ist heute jedoch immer noch gültig und bedeutet im Gegenteil:
Gut gepflegte Daten im Sinne guter Aktenführung stehen für Effizienz und Nachhaltigkeit. Alles andere wird zu sogenannten „unstrukturierten Dateisammlungen“ – die Endgegner nicht nur für Archivar*innen, sondern auch für eine effiziente und nachhaltige Arbeitsweise!
Für einen ersten Einstieg in die Thematik empfehlen wir, die gültige Geschäftsordnung der RUB zu lesen. Diese schreibt unter anderem den Umgang mit E-Mails sowie die Regelungen zur Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Akten vor.
Die Entscheidung darüber, was in eine klassische, analoge Papierakte kommt und was nicht, betrifft auch digitale Informationen. So sind beispielsweise Protokolle, Beschlüsse und Sitzungsunterlagen aufzubewahren, E-Mails mit Verabredungen zum Mittagessen und externe Newsletter nicht. Oftmals ist die Entscheidung jedoch nicht so leicht zu treffen.
Um diesen Prozess etwas zu erleichtern, wurden vom Rektorat gemeinsam mit dem Universitätsarchiv für häufig auf dem Campus vorkommende Dokumenttypen geregelt, für welche Dauer diese aufzubewahren sind und ob diese anschließend datenschutzkonform gelöscht oder dem Universitätsarchiv angeboten werden müssen. Die Liste befindet sich im Anhang der „Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen und Informationen der Kanzlerin und des Rektors“ (2022).
Ausführliche Informationen zu den Themen Aufbewahrung, Aussonderung, und Archivierung etc. von Akten sind neben der Richtlinie auf der Website des Universitätsarchivs und im Serviceportal zu finden.
